Journalhantering och ansvar

Yrkesstatus och dokumentation

Godkända hovslagare är djurhälsopersonal. Andra hovslagare omfattas inte automatiskt av samma journalplikt. Ansvarig yrkesperson ska kontrollera tillämpliga krav och dokumentera relevanta uppgifter även om appen inte kräver fältet. Självdeklarerad status betyder inte att myndighetsgodkännande kontrollerats av Hovflow.

För verksamhet som omfattas av journalreglerna ska journalen föras i direkt anslutning till konsultationen eller så snart som möjligt, i normalfallet inom ett dygn. Besöksdatum är inte samma sak som tiden då anteckningen skapades eller signerades. Förklara fördröjningar och saknade relevanta uppgifter; ett generellt skäl gör inte varje utelämnande tillåtet.

Granskning, signering och rättelse

Utkast kan vara ofullständiga. Granska observationer, valda produkter och eventuella AI-förslag före signering. Signerade original låses. Rättelser och kompletteringar sparas som separata, daterade och författarkopplade tillägg; det ursprungliga innehållet bevaras. Journalhändelser registreras för spårbarhet.

Åtkomst och delning

Företagsadministration ger inte automatiskt klinisk journalåtkomst. Hästägare får läsa journaler som uttryckligen delats med dem, aldrig privata anteckningar. Hästägaren kan separat dela en vald journal med en identifierad registrerad hovslagare med syfte och eventuell sluttid. Att tilldela hästen delar bara grunduppgifter och ger inte rätt att skriva journal.

Återkalla delning som inte längre behövs. Återkallelse kan inte radera redan mottagna kopior. Yrkesetiketter, till exempel veterinär, ger ingen automatisk åtkomst och ingen öppen anonym journallänk erbjuds.

Bilagor och arkiv

Hovflow stöder hovfoton men inte medicinska PDF-, remiss-, laboratorie- eller DICOM-bilagor. Relevanta bilagor behöver förvaras åtkomstskyddat och återställningsbart så att de återfinns med journalen. Hovflow ska därför inte användas som enda lagpliktiga journalarkiv innan komplett förvaring och återställning har verifierats.

För vårdgivare gäller minst fem års journalbevarande från sista noteringen enligt tillämpliga journalregler. Ingen automatisk femårsradering sker. Arkivering av en kund eller häst raderar inte journalhistorik. Verksamheten behöver ordna fortsatt förvaring även vid kontoavslut eller byte av tjänst.

Säkerhetskopiering och anslutning

PDF- och kontoexport är inte fullständiga återställningsbara säkerhetskopior. Lovable Clouds dagliga databasbackup omfattar inte lagrade bilder eller dokument. Verksamheten behöver en separat filbackup och ett dokumenterat återställningsprov. Offlinejournalföring stöds inte; en osparad anteckning är inte registrerad i journalen.